Ofis Taşımacılığı: Mesai Dışında Planlı Taşıma

Ofis taşımacılığında ilk belirlenmesi gereken konu, şirketinizin faaliyetlerine ne kadar süre ara verebileceğidir. Ev taşımasında eşyaların aynı akşam yerleşmesi çoğu zaman yeterlidir. Ofiste ise pazartesi sabahı telefonların yanıtlanması, faturaların düzenlenmesi ve müşteri randevularının aksamaması gerekir. Bu nedenle ofis taşımalarını eşya listesinden önce iş takviminizi esas alarak planlıyoruz. Levent ve Maslak'taki plazalar, Kozyatağı'ndaki iş merkezleri, Şişli'de büroya dönüştürülmüş apartman daireleri ve Karaköy'deki eski hanların her birinin kendine özgü kuralları ve kısıtları vardır; plan bina tipine göre ayrıca hazırlanır.

İş takvimine uygun planlama

Keşif görüşmesinde öncelikle işinizin hangi günlerde ara verebileceği değerlendirilir. Muhasebe birimleri ay sonunda, satış ekipleri kampanya dönemlerinde, klinikler ve hukuk büroları ise yoğun randevu günlerinde taşınmayı tercih etmez. Taşıma tarihi bu takvime göre belirlenir. Ardından ofis birimlere ayrılır; her birimin kapanış ve yeniden açılış zamanı yazılı plana eklenir.

Ücretsiz keşif için ofisinizi ziyaret ediyoruz. İki üç odalı küçük bürolarda değerlendirme, çalışma alanının telefon kamerasıyla gösterildiği bir WhatsApp görüntülü görüşmesiyle ya da oda fotoğrafları üzerinden de yapılabilir. Keşifte çalışma masaları, sandalyeler, keson ve dosya dolapları, arşiv rafları, sunucu odasındaki ekipman, toplantı odası ve mutfak eşyaları tek tek sayılır. Fiyat bu sayıma göre yazılı olarak iletilir; eşya listesi değişmediği sürece kararlaştırılan tarih de değişmez. Ambalaj malzemesi, mobilya sökümü ve yeni ofiste kurulum bu fiyata dahildir. Fiyatı oluşturan kalemler nakliyat fiyatları sayfasında ayrıca açıklanmıştır.

Mesai dışında ve hafta sonu taşıma

Ofis taşımalarının büyük bölümü mesai saatleri sona erdikten sonra veya hafta sonu gerçekleştirilir. Sık uygulanan düzende cuma öğleden sonra çalışanlar çekmecelerindeki ve masalarının üzerindeki eşyaları kolilere yerleştirir. Mesai bitiminde ekibimiz mobilya sökümüne ve yüklemeye başlar. Cumartesi günü yeni adreste boşaltma ve kurulum yapılır. Pazar günü bilgisayarların bağlanması ve denenmesi bilgi teknolojileri (BT) sorumlunuz tarafından tamamlanır; pazartesi sabahı çalışanlar yeni masalarında işe başlar.

Beş ile on kişinin çalıştığı bürolarda taşıma çoğunlukla tek bir akşamda tamamlanır. Kalabalık ofislerde bir hafta sonu yeterli olmayabilir; bu durumda taşıma aşamalara ayrılır. Resmî tatillerle birleşen uzun hafta sonları büyük ofisler için uygun bir seçenektir; ancak bu tarihlerin birkaç hafta önceden planlanması önerilir. Gece boyunca süren çalışmalarda telefon ve WhatsApp hattımız açık kalır.

Bilgisayar, sunucu ve elektronik ekipman

Elektronik ekipmanda görev dağılımı en baştan belirlenir. Verilerin yedeklenmesi, cihazların kapatılması, kabloların sökülmesi ve yeni ofiste ağın kurulması BT ekibinizin ya da hizmet aldığınız firmanın sorumluluğundadır. Ambalaj ve fiziksel taşıma ise ekibimiz tarafından yapılır. Taşıma günü ilk olarak yedeklemenin tamamlanıp tamamlanmadığı teyit edilir. Ekipman şu şekilde hazırlanır:

• Monitörler ekran yüzeyi korunarak balonlu naylonla sarılır; dik olarak taşınır, üst üste yatırılmaz.
• Bilgisayar kasası, klavye ve fare, ait oldukları masanın numarasını taşıyan koliye veya torbaya konur; kablolar etiketli poşetlerde toplanır.
• Sunucular BT ekibiniz tarafından sunucu kabininden (rack) çıkarıldıktan sonra her biri ayrı ayrı sarılır; kabin boş ve kapakları sabitlenmiş olarak taşınır.
• Yazıcı ve fotokopi makinelerinin toner ve kartuşları çıkarılır, kâğıt çekmeceleri bantla sabitlenir.
• Ağ anahtarı (switch), modem ve kesintisiz güç kaynakları ayrı kolilere yerleştirilir ve yeni ofiste doğrudan sunucu odasına teslim edilir.

Sunucu odası ekipmanı araca en son yüklenir ve yeni adreste ilk olarak indirilir. Böylece diğer birimler yerleşirken BT ekibiniz ağ kurulumuna başlayabilir.

Arşiv ve gizlilik gerektiren belgeler

Muhasebe klasörleri, personel özlük dosyaları, sözleşmeler ve müvekkil evrakı ofis taşımalarında ayrıca özen gerektirir. Bu belgelerin kaybolmaması kadar, taşıma sırasında açılmaması ve birbirine karışmaması da önemlidir. Arşiv aşağıdaki sırayla taşınır:

1. Klasörler raftaki diziliş sırası korunarak kolilere yerleştirilir; koliler sırayla numaralandırılır ve üzerlerine hangi raftan çıktıkları yazılır.
2. Koliler bantla kapatılır; talep etmeniz hâlinde bandın üzeri görevlendirdiğiniz bir çalışan tarafından imzalanır.
3. Koli numaraları bir tutanağa kaydedilir; tutanağın bir nüshası sizde, diğeri ekip şefimizde kalır.
4. Kilitli dosya dolapları kilitli hâlde taşınır, anahtarlar sizde kalır.
5. Yeni ofiste koliler aynı numara sırasıyla raflara yerleştirilir ya da açılmadan arşiv odasına bırakılır.

Arşiv kolilerini yalnızca kendi kadromuzdaki ekip taşır; taşeron ya da günlük işçi görevlendirilmez. Günlük işlerde kullanılmayan eski yıllara ait dosyalar, yeni ofise götürülmeden kapalı ve kuru depomuzda muhafaza edilebilir. Depolama süreci eşya depolama sayfasında anlatılmaktadır.

Masa ve departman bazında etiketleme

Eşyaların yeni ofiste ilk seferde doğru yere ulaşması, etiketleme düzeninin taşımadan önce kurulmasına bağlıdır. Keşfin ardından yeni ofisin kat planı sizinle birlikte işaretlenir: Her departmana bir renk verilir, masalar tek tek numaralandırılır. Aynı renk ve numara hem eski masadaki kolilere, sandalyeye ve keson dolaba hem de yeni ofiste masanın yerleşeceği noktaya yapıştırılır.

Çalışanlarınızdan yalnızca kişisel eşyalarını kolilere yerleştirmeleri ve kolilerin üzerine ad ile masa numaralarını yazmaları beklenir. Koli, bant ve etiketler tarafımızdan sağlanır. Taşıma günü yeni ofisin girişinde bulunan ekip şefimiz, her koliyi renginden tanıyarak ilgili kata ya da odaya yönlendirir. Böylece pazartesi sabahı her çalışan eşyalarını kendi masasında bulur. Kolilerin doğru hazırlanmasına ilişkin pratik bilgiler koli hazırlama rehberi sayfasında yer almaktadır.

Kalabalık ofislerde aşamalı taşıma

Birden fazla kat kullanan ya da her gün müşteri kabul eden şirketlerde tek seferde taşınmak çoğu zaman mümkün değildir. Bu durumlarda taşıma aşamalara bölünür:

• İlk aşamada arşiv, depo ve seyrek kullanılan toplantı odası mobilyaları taşınır.
• Ardından departmanlar sırayla taşınır; her birim bir akşam veya bir hafta sonu içinde eski ofisten ayrılır ve yeni ofiste çalışmaya başlar.
• Müşteriyle doğrudan temas eden çağrı merkezi, satış ekibi ve resepsiyon en son taşınır; bu birimler son güne kadar eski ofiste hizmet vermeye devam eder.

Her aşama için ayrı bir eşya listesi hazırlanır ve hangi birimin hangi gece taşınacağı yazılı planda gösterilir. Bu süreçte eski ve yeni ofis bir süre birlikte kullanıldığından iki binanın yönetimiyle de ayrı ayrı görüşülür.

Plaza, han ve apartman ofislerinde bina kuralları

Levent, Maslak, Ataşehir ve Kozyatağı'ndaki plazalarda taşıma takvimi çoğunlukla bina yönetimi tarafından belirlenir. Yük asansörü randevuyla tahsis edilir, taşıma genellikle mesai dışına veya hafta sonuna alınır ve ortak alanların korunması istenir. Keşif sırasında yönetimle birlikte şu bilgiler netleştirilir:

• Yük asansörünün tahsis edilebileceği saatler, kapı ve kabin ölçüleri
• Aracın yanaşacağı yükleme alanı veya otopark girişi ve varsa yükseklik sınırı
• Güvenlik birimine önceden bildirilecek ekip isim listesi ve araç plakası
• Asansör kabini, koridor zemini ve kapı kasaları için istenen koruma önlemleri
• Bazı yönetimlerin taşıma öncesinde talep ettiği sigorta belgesi

Otoparkın tavan yüksekliği kamyon için yeterli değilse ya da yük asansörü küçük kalıyorsa, az katlı ve açılır penceresi veya balkonu bulunan iş merkezlerinde eşyalar dış cepheye kurulan mobil asansörle alınabilir. Ayrıntılar asansörlü nakliyat sayfasında yer almaktadır. Karaköy ve Sirkeci'deki eski hanlarda asansör genellikle çok küçüktür ya da hiç bulunmaz; bu binalarda merdiven boşluğu ölçülür, büyük masalar sökülerek indirilir. Şişli'de büroya dönüştürülmüş dairelerde ise bina, apartman sakinleriyle ortak kullanılır ve asansör dardır. Bu binalarda taşıma saati apartman yöneticisiyle önceden kararlaştırılır, aracın yanaşacağı yer keşifte belirlenir.

Yeni ofiste kurulum ve ilk iş günü

Boşaltmanın ardından sökülen çalışma masaları, toplantı masası, kitaplık ve dolaplar yeni ofiste yeniden kurulur; keson dolaplar numaralı masaların altına yerleştirilir. Kişisel koliler etikette belirtilen masaya bırakılır. Çalışanlar çekmecelerini kendi düzenlerine göre yerleştirmek isteyeceğinden bu kolilerin açılması kendilerine bırakılır; mutfak ve ortak alan kolilerini ise talep etmeniz hâlinde ekibimiz açar.

Kurulum tamamlandıktan sonra taşıma öncesinde hazırlanan eşya listesi sizinle birlikte kontrol edilir. Taşımanın sigorta kapsamı da bu listeye dayanır. Kapsamın neleri içerdiği keşif sırasında yazılı olarak açıklanır; ayrıntılara sigortalı nakliyat sayfasından ulaşabilirsiniz. Ödeme, taşıma tamamlandıktan sonra alınır. Pazartesi sabahı yeri değiştirilmesi gereken bir dolap veya kurulumu eksik kalmış bir parça fark ederseniz 7/24 hizmet veren hattımızdan bize ulaşabilirsiniz.